I vår digitale tidsalder signerer både forretningsfolk og studenter ofte dokumenter de får tilsendt via e-post. Likevel er det fortsatt mange som har problemer med denne prosedyren, og de stiller spørsmål som: "Hva er en elektronisk signatur?" og "Hvordan kan jeg være sikker på at signaturen min er lovlig?". Denne detaljerte veiledningen gir en grundig oversikt over fremgangsmåten, inkludert de mange typene elektroniske signaturer, hvordan du produserer og inkluderer dem i et dokument, og beste praksis for å garantere at signaturen din er lovlig. Med disse rådene kan du trygt signere dokumenter, enten du leverer dem til kolleger eller leverer oppgaver til lærere.
Hvorfor er det viktig å vite hvordan man signerer dokumenter sendt via e-post?
E-post har tatt over som den viktigste kommunikasjonsformen for forretnings- og akademiske formål i dagens fartsfylte verden. En signatur er ofte nødvendig for at mange viktige dokumenter skal være gyldige, blant annet kontrakter, avtaler og oppgaver, som ofte kommuniseres via e-post. Hvis du vet hvordan du signerer et dokument som sendes via e-post, sparer du ikke bare tid og arbeid, men sikrer også dokumentets gyldighet og autentisitet.
I tillegg gjør elektroniske signaturer prosessen mer økonomisk og miljøvennlig. miljøvennlig ved at man slipper å skrive ut, signere og skanne fysiske kopier. Derfor er det viktig at alle som ønsker å lykkes i jobben eller på universitetet, lærer seg å signere dokumenter som sendes via e-post.
Forståelse av de ulike filformatene
Word- og PDF-filer er de to mest populære filtyper for dokumenter. Mens Word-dokumenter er mer tilpasningsdyktige og redigerbare, anbefales PDF-dokumenter vanligvis til formelle dokumenter som må beholde formatering og design.
Sørg for at du har den nødvendige programvaren for å åpne og redigere filen når du mottar et dokument du skal signere. De fleste datamaskiner har innebygd programvare for å åpne PDF- og Word-dokumenter. Men hvis du vil redigere dokumentet eller legge til en elektronisk signatur, kan det hende du må laste ned ekstra programvare, for eksempel Adobe eller DocuSign.
Vi anbefaler å bruke Artlogosom er en enkel og oversiktlig metode for å endre og sette inn digitale signaturer i dokumenter, for den raskeste og enkleste prosedyren.
Det blir enklere og mer effektivt å signere et dokument sendt via e-post hvis du kjenner til de ulike filformatene og har den nødvendige programvaren.
Alternativer for digital signatur
Når du har den nødvendige programvaren, er det viktig å forstå de ulike alternativene for elektronisk signatur. Grunnleggende elektroniske signaturer, avanserte elektroniske signaturer og sertifiserte elektroniske signaturer er de tre hovedkategoriene.
Den enkleste formen for elektronisk signatur er like enkel å opprette som å skrive inn navnet sitt eller laste opp et bilde av signaturen. Avanserte elektroniske signaturer krever ekstra sikkerhetstiltak som passordbeskyttelse eller særegne digitale ID-er for å sikre signaturens integritet. Den mest pålitelige og legitime typen elektronisk signatur er en kvalifisert signatur, som krever et sertifikat fra en anerkjent leverandør.
Ta hensyn til behovet for sikkerhet og dokumentets gyldighet når du velger hvilken type elektronisk signatur du skal bruke. Avanserte elektroniske signaturer er tilstrekkelig for de fleste akademiske og profesjonelle behov. Det kan imidlertid være nødvendig med en kvalifisert elektronisk signatur for viktige eller sensitive dokumenter.
Slik signerer du et dokument sendt via e-post trinn for trinn
Trinn 1: Åpne e-posten som inneholder dokumentet du skal signere.
Trinn 2: Last ned og åpne dokumentet ved hjelp av den aktuelle programvaren.
Trinn 3: Gå gjennom dokumentet for å sikre at all informasjon er korrekt og fullstendig.
Trinn 4: Bestem hvilken type elektronisk signatur som kreves, og velg riktig alternativ.
Trinn 5: Hvis du bruker en enkel elektronisk signatur, skriver du inn navnet ditt eller laster opp et bilde av signaturen i det aktuelle feltet.
Trinn 6: Hvis du bruker en avansert elektronisk signatur, følger du instruksjonene i verktøykassen for å legge til ytterligere sikkerhetsfunksjoner, for eksempel et passord eller en digital identifikator.
Trinn 7: Hvis du bruker en kvalifisert elektronisk signatur, må du sørge for at du har det nødvendige sertifikatet fra en akkreditert leverandør før du legger til signaturen.
Trinn 8: Lagre det signerte dokumentet og ta en kopi til eget bruk.
Trinn 9: Send det signerte dokumentet tilbake til avsenderen i henhold til instruksjonene i e-posten.
Du kan trygt og enkelt signere et dokument sendt via e-post ved å følge disse instruksjonene. Glem aldri å velge riktig type elektronisk signatur basert på dokumentets sikkerhetsnivå og juridiske gyldighet. Med riktig utstyr og kompetanse er det mulig å signere et e-postdokument raskt og effektivt.
Tips for å sikre en smidig signeringsprosess
For å sikre en smidig signeringsprosess er det noen tips du bør ha i bakhodet:
- Sørg for at du har den nødvendige programvaren for å åpne og signere dokumentet. Hvis du ikke har den riktige programvaren, må du kanskje laste den ned eller be avsenderen om å konvertere dokumentet til et annet format. Artlogo, Signnow og Signeasy tilbyr alle muligheten til å signere dokumenter uten problemer.
- Les instruksjonene nøye for å sikre at du signerer dokumentet på riktig måte. Ikke nøl med å ta kontakt med avsenderen hvis du har spørsmål eller bekymringer.
- Hvis du bruker et bilde av signaturen din, må du kontrollere at den er tydelig og leselig. Hvis det ikke er det, må du kanskje opprette et nytt signaturbilde eller signere dokumentet på en annen måte.
- Dobbeltsjekk at du har signert og lagret dokumentet riktig før du sender det tilbake til avsenderen. Slik unngår du forsinkelser eller feil i signeringsprosessen.
- Plugins: Vurder å bruke plugins som DocuSign eller Adobe Sign for en mer effektiv og sikker signeringsprosess. Disse programtilleggene muliggjør ikke bare elektroniske signaturer, men har også funksjoner som automatiske påminnelser og dokumentsporing.
Ved å følge disse tipsene og trinn-for-trinn-veiledningen ovenfor kan du trygt signere et dokument sendt via e-post og sikre at det er juridisk bindende og sikkert.
Hvordan kan jeg tegne signaturen min digitalt?
Hvis du heller vil tegne signaturen din digitalt, er Artlogo et utmerket valg. Denne nettbaserte plattformen tilbyr unike signaturdesign laget av kvalifiserte kalligrafer og designere.
Med Artlogo kan du enten få en profesjonelt utformet håndskrevet håndskrevet signatur eller tegne din egen signatur på en datamaskin, et nettbrett eller en mobil enhet. Artlogos medarbeidere av kalligrafer, designere og merkevarerådgivere setter i gang med arbeidet så snart du har sendt inn bestillingen din sammen med nødvendige detaljer og/eller prøvesignaturer. Resultatet er en 100 % håndskrevet signatur som er helt unik og kan brukes til blant annet merkevarebygging, dokumentsignering og e-postsignaturer.
Din digitale signatur har større sjanse for å bli akseptert som en legitim signatur for juridiske dokumenter eller viktige e-poster hvis den fremstår som polert og profesjonell takket være et verktøy som Artlogo. I tillegg kan det å utvikle ditt eget varemerke og skille deg ut fra dine kolleger bidra til å skape et særegent og minneverdig varemerke.
Hvordan deler jeg e-postdokumentet mitt når det er signert?
Etter at du har signert dokumentet, er det på tide å returnere det til avsenderen eller mottakeren. Slik sender du en e-post med det signerte dokumentet vedlagt:
- Lagre det signerte dokumentet på datamaskinen eller enheten din.
- Åpne e-postklienten og opprett en ny melding.
- Legg ved det signerte dokumentet i e-posten ved å klikke på ikonet "Legg ved" eller ved å dra og slippe filen i e-postteksten.
- Legg til en emnelinje og en eventuell melding eller merknad til mottakeren.
- Dobbeltsjekk at det vedlagte dokumentet er det riktige og at det har din esignatur vedlagt.
- Klikk på "Send" for å fullføre prosessen.
Kan jeg skrive ut e-postdokumentet mitt og signere med penn?
E-postdokumentet kan skrives ut og signeres med penn. Dette opphever imidlertid poenget med å signere et dokument elektronisk, og i noen tilfeller er det ikke tillatt. Det beste er alltid å sjekke med avsenderen eller mottakeren om det er nødvendig med en fysisk signatur på papir eller om en digital signatur er tilstrekkelig. Skriv ut dokumentet, signer det med en penn hvis det kreves fysisk signatur, skann det og send det tilbake til avsenderen eller mottakeren.
Vanlige problemer i forbindelse med signering av dokumenter sendt via e-post
En av de vanligste feilene er å sende en e-post uten først å legge ved det signerte dokumentet. Ved å kontrollere at det vedlagte dokumentet faktisk er den signerte versjonen, kan dette enkelt unngås.
Et annet potensielt problem er at det ikke finnes programvare eller verktøy som gjør det mulig å signere papiret elektronisk. Det er viktig å vurdere alle tilgjengelige alternativer i denne situasjonen, for eksempel å bruke et program som Artlogo eller å spørre avsenderen eller mottakeren om det er hensiktsmessig med en fysisk signatur.
Sist, men ikke minst, er det viktig å forsikre seg om at dokumentet som signeres, er den riktige versjonen, og at alle endringer er gjort før signering. Det er alltid en god idé å lese dokumentet nøye før du signerer og returnerer det for å unngå misforståelser eller potensielle problemer.
Er det noen risiko forbundet med å signere et dokument sendt via e-post?
Ja, det er risiko forbundet med å signere et dokument som sendes via e-post. En stor fare er at dokumentet kan bli hacket eller snappet opp under overføringen. Dette kan sette sikkerheten til signaturen din i fare. Dokumentet kan endres etter signering, noe som kan få alvorlige juridiske eller økonomiske konsekvenser.
For å redusere denne risikoen er det viktig å bruke sikre e-posttjenester og kun signere dokumenter som du har bekreftet at er ekte. Det anbefales på det sterkeste å bruke programvare for digitale signaturer med kryptering og autentisering for å sikre integriteten til signerte dokumenter.
Som forretningsdrivende eller student er det viktig å utvise forsiktighet og aktsomhet når du signerer dokumenter som sendes via e-post, for å beskytte dine personlige og profesjonelle interesser.
Konklusjon
For å oppsummere er elektronisk signering av et dokument en enkel prosedyre som krever nøye planlegging og gjennomføring. Ved å følge trinnene som er beskrevet ovenfor, kan du sørge for at e-signaturen din er riktig vedlagt dokumentet og at det sendes tilbake til mottakeren uten problemer. Gå alltid gjennom den vedlagte filen to ganger og spør avsenderen eller mottakeren om det er nødvendig med en fysisk eller digital signatur. På denne måten viser du din kompetanse og profesjonalitet som forretningsmann eller student.
Avsluttende tanker
Når du skal signere elektroniske dokumenter, er det viktig at det gjøres sikkert, trygt og med et personlig preg. Det er her Artlogo kommer inn i bildet. Våre tjenester henvender seg til studenter og forretningsfolk over hele verden som ønsker å etterlate seg et varig inntrykk når de signerer. Vi setter vår ære i å hjelpe deg med å lage din egen håndskrevne signatur og sette ditt eget preg på alle viktige dokumenter. Ikke nøy deg med en intetsigende signatur, bruk Artlogo og signer med selvtillit i dag!
Kilder
- https://phrasee.co/news/a-brief-history-of-email/
- https://connective.eu/electronic-signatures-contribute-to-sustainability/
- https://www.computerhope.com/issues/ch001789.htm
Del til: