Lær deg kunsten å signere elektroniske dokumenter med vår trinnvise veiledning. Signer dokumenter enkelt og sikkert ved hjelp av våre eksperttips!

Viktigste / Blogg

Slik signerer du et dokument elektronisk: Steg for steg

September 2023

Muligheten til å signere papirer elektronisk har blitt avgjørende for forretningsfolk i den moderne digitale tidsalderen. Det er slutt på å skrive ut, signere og skanne dokumenter. Nå kan du signere et dokument elektronisk med noen få klikk, noe som sparer tid og effektiviserer forretningsrutinene dine. I denne artikkelen viser vi deg trinn for trinn hvordan du kan signere dokumenter på nettet på en sikker måte, slik at du kan ligge i forkant på forretningsarenaen og effektivisere virksomheten din, uansett erfaringsnivå.

Hva er en elektronisk signatur (E-signatur)?

En håndskrevet signatur som kan brukes til å signere elektroniske dokumenter, kalles en elektronisk signatur (esignatur). Den fungerer som en sikker, juridisk bindende mekanisme for å autentisere signatarens identitet og intensjon om å signere dokumentet. Elektroniske signaturer kan genereres på flere måter, fra å skrive inn et navn til å tegne en signatur. å tegne en signatur på en berøringsskjerm eller ved hjelp av en digital signaturblokk.

Bruken av disse metodene er utbredt i sektorer som finans, eiendom, helsevesen og juridiske tjenester, ettersom de bidrar til å akselerere prosesser, redusere papirbaserte transaksjoner og optimalisere driftseffektiviteten.

Elektroniske signaturer i global og nasjonal handel (ESIGN) Act, Electronic Transactions Act, og Electronic Identification and Trust Services Regulation (eIDAS) er bare noen av de internasjonale lovene og forskriftene som gjelder for elektroniske signaturer. Disse forskriftene sikrer at elektroniske signaturer er beskyttet og like juridisk bindende som tradisjonelle skriftlige signaturer ved å gi dem juridisk gyldighet og håndhevbarhet.

Hvordan fungerer elektronisk signatur?

Krypteringsteknologi brukes i elektroniske signaturer for å beskytte både signatarens identitet og dokumentet som signeres. Et distinkt digitalt fingeravtrykkeller hash, opprettes og legges til et dokument når det signeres elektronisk. Ved hjelp av dette hash-avtrykket gjenkjennes eventuelle endringer som gjøres i dokumentet etter signeringen, og forhindrer dermed manipulering.

Digitale sertifikater, SMS-verifisering og e-postverifisering er bare noen av de andre metodene som brukes for å verifisere signatarens identitet. På denne måten sikrer man at personen som signerer, er den han/hun utgir seg for å være, og at ønsket om å signere er registrert.

Bedrifter kan øke effektiviteten ved å strømlinjeforme prosedyrer, redusere antall papirbaserte transaksjoner og implementere sikre og effektive elektroniske signaturer. Bedrifter kan dra nytte av å innlemme denne teknologien i driften, siden den gir en juridisk bindende måte å signere dokumenter på.

Slik signerer du et dokument elektronisk

Elektroniske signaturer er en praktisk og sikker måte å signere dokumenter på, uten behov for fysiske kopier eller personlige møter. Her er en trinnvis beskrivelse av hvordan du signerer et dokument elektronisk:

Velg et verktøy for oppretting av elektroniske signaturer: Det finnes ulike nettbaserte verktøy for oppretting av elektroniske signaturer, for eksempel Adobe Reader, Signnow, Windows, Words og Artlogo. Velg et verktøy som er brukervennlig og passer dine behov.
Registrer deg for en konto: Når du har valgt det signaturverktøyet du ønsker, oppretter du en konto ved å oppgi navn, e-postadresse og eventuelle andre nødvendige opplysninger.
Last opp dokumentet: Bruk signaturverktøyet til å laste opp dokumentet som skal signeres. Dette gjøres vanligvis ved å klikke på knappen "Last opp" eller "Velg fil" og velge dokumentet fra datamaskinen eller nettskyen. Følg instruksjonene på skjermen til du kommer til neste trinn.
Lag signaturen din: Bruk verktøyet for oppretting av signatur til å opprette og tilpasse signaturen din. Avhengig av verktøyet kan du enten bruke musen eller berøringsskjermen til å tegne signaturen, eller du kan laste opp et bilde av en eksisterende signatur.
Plasser signaturen på dokumentet: Når du har opprettet signaturen, bruker du signaturverktøyet til å feste den til dokumentet der den hører hjemme. Om nødvendig kan du også legge til flere detaljer, for eksempel datoer og initialer.
Gjennomgå og ferdigstill: Før du ferdigstiller dokumentet, må du gå gjennom det for å sikre at alle nødvendige felter er fylt ut på riktig måte og at signaturen vises korrekt. Gjør eventuelle nødvendige endringer eller justeringer før du går videre.
Fullfør og lagre dokumentet: Når du er fornøyd med dokumentet og plasseringen av signaturen, fullfører du det ved å lagre en kopi. De fleste elektroniske signaturverktøy lar deg lagre dokumentet som PDF eller et annet vanlig filformat.
Del eller send dokumentet: Avhengig av dine behov kan du nå dele det signerte dokumentet med andre eller sende det til de tiltenkte mottakerne. Dette kan gjøres via e-post, fildelingsplattformer eller ved å oppgi en nedlastingslenke.

Hvilke typer elektroniske signaturer finnes det?

Det finnes tre ulike typer elektroniske signaturer: kvalifiserte, avanserte og grunnleggende. Grunnleggende elektroniske signaturer kan være alle typer elektroniske signaturer, inkludert å skrive inn et navn på slutten av en e-post eller skanne en håndskrevet signatur. Avanserte elektroniske signaturer er sikrere og inkluderer ekstra trinn, som et digitalt sertifikat, for å bekrefte signatarens identitet.

De sikreste elektroniske signaturene er de som er kvalifiserte, og disse krever et digitalt sertifikat som er godkjent av myndighetene og som autentiserer underskriveren. Finansielle, medisinske og juridiske tjenester er bare noen av de strengt regulerte områdene som regelmessig bruker denne typen signaturer.

Hva er forskjellen på en elektronisk signatur og en tradisjonell signatur?

Elektroniske signaturer er en digital erstatning som kan utføres online og eksternt, mens tradisjonelle signaturer innebærer fysisk signering av et dokument med en penn. Med elektroniske signaturer kan du signere papirer raskere og enklere uten å måtte skrive ut, skanne eller sende dem i posten. De høye standardene for sikkerhet og samsvar gjør det mulig for bedrifter å kutte ned på kostbare og ineffektive papirprosesser.

De 5 største fordelene med elektronisk signatur

Tidsbesparende

Med elektroniske signaturer kan du raskt og enkelt signere dokumenter, kontrakter og avtaler uten å måtte skrive ut, skanne eller sende dem i posten. Dette kan spare bedrifter for verdifull tid og øke produktiviteten.

Kostnadseffektivt

Ved å redusere behovet for papirbaserte transaksjoner kan bedrifter spare penger på utskrifts-, porto- og lagringskostnader.

Trygghet og sikkerhet

Elektroniske signaturer gir et høyt nivå av sikkerhet og samsvar, og sikrer at dokumenter ikke blir manipulert og at signatarens identitet er bekreftet.

Hastighet og bekvemmelighet

Elektroniske signaturer kan utføres online og eksternt, noe som gjør det raskere og enklere for bedrifter å signere dokumenter fra hvor som helst i verden.

Juridisk bindende

Elektroniske signaturer har samme juridiske gyldighet som tradisjonelle signaturer, noe som gir en sikker og effektiv måte å signere papirer på.

Er det forskjell på digitale og elektroniske signaturer?

Ja, det er forskjell på digitale og elektroniske signaturer. Selv om elektroniske signaturer er en form for digitale signaturer, er de ikke det samme. Digitale signaturer bruker datakrypteringsteknologi for å gi et ekstra sikkerhetslag som sikrer at dokumentet ikke har blitt manipulert eller endret på noen måte.

De krever også integritet ved bruk av et digitalt sertifikat for å sikre at underskriverens identitet er autentisk. Elektroniske signaturer kan derimot være så enkle som et skannet bilde av en signatur eller et maskinskrevet navn. Selv om de fortsatt er sikre, er det ikke sikkert at de gir samme grad av beskyttelse som en digital signatur.

Hva er en digital signatur?

En digital signatur er et elektronisk symbol som brukes til å verifisere autentisiteten og integriteten til et digitalt dokument. Det er egentlig en elektronisk signatur som skapes ved hjelp av en kombinasjon av matematiske algoritmer og krypteringsnøkler. Digitale signaturer er mye brukt i næringslivet for å autentisere viktige dokumenter, kontrakter og avtaler.

Hvordan lage en digital signatur

Velg en leverandør av digitale signaturer: Undersøk og velg en pålitelig leverandør av digitale signaturer som Artlogo som tilbyr en sikker infrastruktur for å opprette og administrere digitale signaturer.
Opprett en digital ID: Registrer deg for en digital signaturkonto hos leverandøren og oppgi grunnleggende informasjon.
Last opp signaturen din: Bruk en digital penn eller ta et bilde av signaturen din og last den opp til leverandøren av digitale signaturer.
Tilpass signaturen din: Juster størrelse, skrifttype og farge på signaturen slik at den passer til dine preferanser.
Bekreft identiteten din: Bekreft identiteten din gjennom en sikker prosess definert av leverandøren av den digitale signaturen.
Sett inn signaturen din: Når identiteten din er bekreftet, kan du bruke den til å opprette og signere dokumenter.
Lagre og del: Når du har satt inn signaturen din, kan du lagre dokumentet og dele det med de relevante partene.
Bekreft signaturens ekthet: Leverandøren av digitale signaturer bruker et digitalt sertifikat for å sikre at signaturen din og dokumentet er ekte.
Lagre signaturen din: Leverandøren av digitale signaturer lagrer signaturen din på en sikker måte for fremtidig bruk.
Oppdater signaturen din: Hvis du trenger å oppdatere signaturen din, gjentar du bare trinnene ovenfor.

Ved å følge disse enkle trinnene kan du raskt og enkelt opprette din egen digitale signatur, slik at du kan gjennomgå og signere viktige dokumenter på en sikker og effektiv måte.

Opprette et signaturbilde eller en tegning

En digital signatur kan lages på to måter: ved å skanne håndskriften din eller ved å tegne den med en digital penn. Hvis du heller vil lage et bilde, kan du signere på et hvitt papir med en mørk tusj og deretter skanne eller fotografere det. Last opp bildet til leverandøren av digitale signaturer etter at du har lagret det som en JPEG-, PNG- eller PDF-fil.

Hvis du heller vil tegne signaturen din, kan du gjøre det med en berøringsskjerm og en digital penn eller blokk for å gjøre den helt unik. Når du er ferdig med å lage signaturen, kan du lagre den som et bilde eller bruke programvare for digitale signaturer til å signere papirer digitalt direkte på enheten.

Med Artlogos digitale signaturtjenester er det enkelt å laste opp, tilpasse og bruke signaturen din på papir, enten du foretrekker å produsere et bilde eller tegne den for hånd. Du kan signere dokumenter med Artlogo i visshet om at signaturen din er sikker, legitim og juridisk bindende.

Aksepteres elektroniske signaturer i alle land?

Globalt blir elektroniske signaturer i økende grad akseptert som en gyldig måte å signere dokumenter på. Det er imidlertid regionale forskjeller i lover og regler for elektroniske signaturer. De fleste land har lovgivning som under visse omstendigheter likestiller elektroniske signaturer med håndskrevne.

Et juridisk grunnlag for bruk av elektroniske signaturer finnes i USA, for eksempel i Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) og Uniform Electronic Transactions Act (UETA). eIDAS-forordningen skapte et enhetlig juridisk rammeverk for elektroniske signaturer i EU, noe som garanterer deres legitimitet og rettslige gyldighet.

Bruk av et digitalt sertifikat utstedt av en upartisk tredjepart er et av kravene som enkelte land stiller til elektroniske signaturer. For å sikre at nasjonale regler og forskrifter overholdes, er det viktig å innhente råd fra juridiske eksperter eller offentlige organisasjoner i det enkelte land.

Hvordan lage en elektronisk signatur gratis online

Her er fremgangsmåten for å opprette en elektronisk signatur gratis på nettet:

Velg et verktøy for oppretting av signaturer: Det finnes flere verktøy for oppretting av elektroniske signaturer på nettet, Artlogo er det enkleste og raskeste å bruke.
Registrer deg for en konto: Når du har valgt et signaturverktøy, registrerer du deg for en konto ved å oppgi navn, e-postadresse og annen nødvendig informasjon.
Last opp dokumentet: Last opp dokumentet som skal signeres, til signaturverktøyet.
Lag signaturen din: Bruk verktøyet verktøyet for oppretting av signatur til å opprette og tilpasse signaturen din. Du kan bruke musen eller berøringsskjermen til å tegne signaturen, eller du kan laste opp et bilde av signaturen.
Plasser signaturen din: Når signaturen er opprettet, plasserer du den på dokumentet der du skal signere. Du kan også legge til annen nødvendig informasjon som datoer og initialer.
Send dokumentet: Når du har signert dokumentet, kan du sende det til den andre parten for underskrift eller godkjenning.

En rask og rimelig løsning for å automatisere arbeidsflyten og optimalisere bedriftens rutiner er å opprette elektroniske signaturer. Det er en rask, kostnadseffektiv, sikker og pålitelig måte å signere dokumenter på. Vurder å ta i bruk elektroniske signaturer i bedriften din hvis du ikke har gjort det tidligere. Hvis du er interessert i å lære hvordan du oppretter en digital signaturkan du ta en titt på vår trinnvise veiledning.

Hva er en elektronisk forsegling (E-seal)?

I tillegg til elektroniske signaturer er det også mulig å bruke elektroniske segl (E-segl) for å gi de digitale dokumentene dine et ekstra sikkerhetslag. Et E-seal er en digital ekvivalent til et tradisjonelt segl som brukes på papirdokumenter. En distinkt identifikator brukes for å bekrefte at dokumentet er ekte og uforandret, slik at det ikke kan manipuleres.

Bruken av et E-seal øker sikkerheten i digitale dokumenter ved å innføre en ekstra beskyttelse mot mulig manipulering eller endringer. Dette økte sikkerhetstiltaket er spesielt fordelaktig for virksomheter som håndterer sensitiv informasjon, inkludert juridiske og finansielle dokumenter.

Er det noen risiko forbundet med bruk av elektroniske signaturer?

Bruk av elektroniske signaturer innebærer noen potensielle risikoer, akkurat som all annen teknologi. Når elektroniske signaturer brukes riktig, kan de faktisk være et sikrere alternativ til konvensjonelle papirsignaturer.

Potensialet for svindel eller manipulering er en bekymring. En signatur eller et dokument kan potensielt endres hvis noen har ulovlig tilgang til det. Derfor er det viktig å velge en etablert leverandør av elektroniske signaturer som bruker krypterings- og autentiseringsteknikker for å hindre ulovlig tilgang og garantere signaturens gyldighet.

Konklusjon

For å oppsummere: Effektiviteten og sikkerheten i arbeidsflyten og lagringen av dokumenter kan forbedres betraktelig ved hjelp av elektroniske signaturer og forseglinger. Du sparer tid og slipper å sende dokumenter fysisk ved å bruke elektroniske signaturer. Elektroniske segl styrker sikkerheten ytterligere ved å verifisere legitimiteten til de elektroniske dokumentene og forhindre forfalskning. Risikoen forbundet med elektroniske signaturer kan reduseres ved å samarbeide med pålitelige leverandører som bruker sterke autentiserings- og krypteringsmetoder. Ta i bruk den moderne praksisen med digital signering av dokumenter for å spare tid og krefter i forretningsdriften.

Avsluttende tanker

På Artlogoleverer vi mer enn bare en signatur - vi setter et personlig og særegent preg på hvert eneste digitale dokument du signerer. Uansett om du jobber i den juridiske, medisinske eller økonomiske verdenen, garanterer vår signaturtjeneste en trygg og sikker signeringsopplevelse som etterlater et varig inntrykk på papir og i den digitale verden. Ikke ta til takke med en generisk elektronisk signatur når du kan skille deg ut med Artlogos håndskrevne signatur håndskrevne signatur.