I vår digitale tidsalder er det bare noen få klikk unna å signere og sende viktige dokumenter. DocuSign er et populært verktøy som har revolusjonert måten vi håndterer papirarbeid på. Enten du er profesjonell, gründer eller har behov for å signere dokumenter elektronisk, kan du spare tid og problemer ved å lære deg DocuSign. Denne brukervennlige veiledningen hjelper deg med å håndtere viktig papirarbeid på en enkel måte.
Hva er DocuSign?
DocuSign er en programvare for elektronisk signatur som lar brukerne signere, sende og administrere dokumenter elektronisk. Det eliminerer behovet for å skrive ut, skanne og sende dokumenter i posten, noe som gjør det til en praktisk og tidsbesparende løsning for både bedrifter og privatpersoner.
Med DocuSign kan du signere dokumenter elektronisk, be om signaturer fra andre og spore fremdriften for dokumentene dine i sanntid. Det gir en sikker og juridisk juridisk bindende måte å håndtere viktig papirarbeid på, og sørger for at dokumentene dine er trygge og beskyttet gjennom hele prosessen.
Slik bruker du DocuSign
Når det gjelder bruk av DocuSign, er det viktig å forstå signeringsprosessen. DocuSign er en sikker og praktisk måte å signere dokumenter elektronisk på, noe som eliminerer behovet for fysiske signaturer eller utskrift og skanning av dokumenter.
Trinn 1: Opprett en konto
Det første du må gjøre for å begynne å bruke DocuSign, er å opprette en konto. Gå til DocuSigns nettsted og klikk på "Registrer deg". Skriv inn e-postadressen din og opprett et passord. Når du er ferdig, får du tilgang til DocuSign-kontoen din.
Trinn 2: Last opp dokumentet
Når du har logget inn på DocuSign-kontoen din, kommer du til hjemmesiden. For å begynne å bruke DocuSign laster du opp dokumentet du vil signere eller sende. Klikk på "Ny", og velg deretter "Send et dokument" eller "Signer et dokument" basert på dine behov. Du kan laste opp et dokument fra datamaskinen eller nettskyen, eller du kan velge blant maler som allerede er tilgjengelige i DocuSign.
Trinn 3: Legg til mottakere og signaturfelt
Deretter må du legge til mottakere i dokumentet. Skriv inn e-postadressene til personene som skal signere dokumentet. Du kan også angi i hvilken rekkefølge mottakerne skal signere. Når du har lagt til mottakere, er det bare å dra og slippe signaturfeltene i dokumentet der de skal signere. DocuSign tilbyr tilpassbare felt som signatur, initialer, dato og tekstfelt som passer til dokumentets behov.
Trinn 4: Tilpasse e-postmelding og -alternativer
Før du sender dokumentet, kan du tilpasse e-postmeldingen som skal sendes til mottakerne. Du kan også velge flere alternativer, som å angi påminnelser om signering, tillate delegering til andre og legge til en utløpsdato. Du får tilgang til alternativene ved å klikke på "Mer"-knappen øverst til høyre.
Trinn 5: Send eller signer dokumentet
Når du har tilpasset e-postmeldingen og alternativene, er du klar til å sende eller signere dokumentet. Klikk på "Send" som avsender for å sende dokumentet. Mottakerne vil motta en e-post med en lenke for å få tilgang til og signere dokumentet elektronisk. Som mottaker åpner du e-posten og klikker på lenken for å signere dokumentet. Du kan signere dokumentet med musen, berøringsskjermen eller ved å laste opp en skannet kopi av signaturen din.
Trinn 6: Spor og administrer dokumentet
Etter at dokumentet er sendt eller signert, kan du spore fremdriften og administrere det fra DocuSign-kontoen din. Du kan se hvem som har signert dokumentet, når de signerte det, og om det gjenstår signaturer. Du kan også sende påminnelser til mottakere som ennå ikke har signert, og laste ned en kopi av det signerte dokumentet til eget bruk.
Redigeringsalternativer for gjennomgang og forhåndsvisning
Før du sender eller signerer dokumentet, er det viktig å gjennomgå og forhåndsvise de tilgjengelige redigeringsalternativene. DocuSign gir deg mulighet til å gjøre endringer i dokumentet før det ferdigstilles.
Hvis du vil se gjennom og forhåndsvise redigeringsalternativene, kan du klikke på knappen "Gjennomgå og rediger" øverst til høyre på skjermen. Da åpnes en meny der du kan velge å redigere dokumentet, legge til flere felter eller mottakere, endre signeringsrekkefølgen eller gjøre andre nødvendige endringer.
Når du redigerer dokumentet, kan du bruke de ulike redigeringsverktøyene som DocuSign tilbyr. Med disse verktøyene kan du legge til tekst, bilder, haker eller andre merknader i dokumentet. Du kan også endre størrelse på eller flytte signaturfeltene, initialene eller andre felter etter behov.
Når du har gjort alle nødvendige endringer, kan du forhåndsvise dokumentet for å sikre at alt er riktig. Med forhåndsvisningsalternativet kan du se dokumentet slik mottakerne vil se det. Dette er et viktig trinn for å sikre at dokumentet ser ut som det skal, og at alle felter og all informasjon er plassert på riktig sted.
Hvis du trenger å gjøre ytterligere endringer, kan du gå tilbake til redigeringsalternativene og gjøre de nødvendige endringene. Når du er fornøyd med dokumentet, kan du sende eller signere det som nevnt i trinn 5.
Hvordan tilpasser jeg signaturfeltet i DocuSign?
DocuSign tilbyr en rekke alternativer for å tilpasse signaturfeltet feltet etter dine behov. Ved å tilpasse signaturfeltet kan du sørge for at det er i tråd med merkevaren din og forbedrer den generelle brukeropplevelsen. Her er fremgangsmåten for å tilpasse signaturfeltet i DocuSign:
- Logg på DocuSign-kontoen din: Gå til DocuSigns nettsted og logg på med kontoinformasjonen din.
- Velg dokumentet: Velg dokumentet du vil legge til et tilpasset signaturfelt i. Klikk på knappen "Last opp" for å laste opp dokumentet hvis du ikke har gjort det ennå.
- Åpne signaturfeltet: Velg dokumentet, og klikk deretter på knappen "Signer" øverst på siden. Dette åpner alternativene for signaturfeltet.
- Tilpass signaturfeltet: I alternativene for signaturfeltet kan du velge mellom ulike tilpasningsalternativer. Her er noen av de viktigste alternativene du kan endre:
- A) Signaturtype: Velg hvilken type signatur du vil bruke. DocuSign tilbyr tre alternativer - Tegn, Skriv eller Last opp. Du kan velge det alternativet som passer best for deg.
- B) Signatur Font: Tilpass skrifttype og størrelse på signaturen din.
- C) Signaturfarge: Velg farge på signaturblekket slik at det passer til ditt varemerke eller dine personlige preferanser.
- D) Plassering av signatur: Dra og slipp signaturfeltet til ønsket sted i dokumentet.
- Lagre og bruk endringer: Tilpass signaturfeltet etter ønske, og lagre deretter endringene ved å klikke på "Lagre" eller "Bruk endringer".
- Forhåndsvisning av signaturfeltet: Før du ferdigstiller dokumentet, er det viktig å forhåndsvise hvordan signaturfeltet vil se ut for mottakerne. På denne måten sikrer du at tilpasningen er riktig og at signaturfeltet er i tråd med merkevaren din.
- Gjør ytterligere justeringer ved behov: Hvis du vil justere signaturfeltet ytterligere, kan du gå tilbake til tilpasningsalternativene og gjøre endringer etter behov. Ta deg god tid til å forsikre deg om at signaturfeltet er akkurat slik du vil ha det før du går videre.
- Send eller signer dokumentet: Når du er fornøyd med å tilpasse signaturfeltet, kan du sende dokumentet til mottakerne eller signere det selv. DocuSign tilbyr alternativer for å sende dokumentet via e-post eller andre metoder, avhengig av hva du foretrekker.
Konklusjon
For å oppsummere: DocuSign har forandret måten vi håndterer dokumenter på i vår digitale tidsalder. Den brukervennlige plattformen effektiviserer signeringsprosessen og eliminerer behovet for utskrift, skanning og postforsendelse. Med DocuSign kan du trygt administrere dokumenter, fra å legge til mottakere og signaturfelt til å tilpasse meldinger og spore fremdriften. Muligheten til å gjennomgå, redigere og tilpasse signaturfeltene gjør det enda mer personlig. Ta i bruk DocuSign for å forenkle papirarbeidet, spare tid og sørge for sikker og effektiv dokumenthåndtering for alle dine profesjonelle og personlige behov.
Avsluttende tanker
På Artlogoer vi eksperter på å skape karakteristiske håndskrevne signaturerlogoer og mye mer. Vi spesialiserer oss på å gi fagfolk fra ulike bransjer muligheten til å gjøre et varig inntrykk uansett hvor de ferdes. Styrk ditt personlige varemerke med Artlogo.
Kilder
- https://www.docusign.com/esignature/document-signing-software
- https://www.rocketlawyer.com/business-and-contracts/business-operations/contract-management/legal-guide/are-digital-signatures-legally-binding
Del til: