I dag foregår det meste av forretningsrelatert korrespondanse via e-post. Derfor er det viktig for alle som jobber i næringslivet å lære seg å skrive effektive, formelle e-poster. Riktig formatering av e-poster bidrar i stor grad til profesjonalitet og effektiv kommunikasjon. I denne artikkelen tar vi for oss beste praksis for e-postformatering, slik at du kan lage meldinger som både er estetisk tiltalende og effektive i forhold til formålet. Uansett om du er en erfaren yrkesutøver eller nettopp har begynt i næringslivet, er det avgjørende for effektiv kommunikasjon at du vet hvordan du strukturerer en e-post på riktig måte.
Beste praksis for formatering av e-post
10 eksempler på formelle og profesjonelle e-poster
Hva er det vanligste e-postformatet?
Det formelle e-postformatet består vanligvis av følgende komponenter:
Emnelinje
Emnelinjen bør være kortfattet og gi en presis oppsummering av innholdet i e-posten. Den hjelper mottakeren til å forstå formålet med e-posten og til å avgjøre om den skal åpnes eller ikke.
Hilsen
Hilsenen er hilsenen i begynnelsen av e-posten. Den bør være respektfull og tiltale mottakeren med tittel og navn (f.eks. Dear Mr. Smith eller Dear Dr. Johnson).
Innledning
I innledningen bør du gi en kortfattet oppsummering av årsaken til at du skriver e-posten. Den må være tydelig og kortfattet for å fange mottakerens oppmerksomhet.
Kropp
Brødteksten i e-posten inneholder hovedbudskapet eller informasjonen du ønsker å formidle. Den bør organiseres og deles inn i avsnitt eller kulepunkter for bedre lesbarhet. Bruk et klart og konsist språk for å kommunisere ideene dine på en effektiv måte.
Konklusjon
Konklusjonen oppsummerer hovedpunktene i e-posten og kan inneholde nødvendige tiltak eller forespørsler. Den bør også uttrykke takknemlighet for mottakerens tid og omtanke.
Avslutning
Avslutningen på e-posten er en høflig måte å avslutte meldingen på. Den bør være profesjonell og inneholde ditt fulle navn og kontaktinformasjon, for eksempel telefonnummer og e-postadresse.
Signatur
Signaturen signatur på slutten av e-posten inneholder ytterligere kontaktinformasjon og eventuelle relevante yrkestitler eller tilknytninger. Det er en måte å gi avsenderen ytterligere kontekst og troverdighet på.
Hva er forskjellen på å skrive formelle og uformelle e-poster?
Den viktigste forskjellen mellom formell og uformell e-postskriving ligger i tonen, språket og strukturen som brukes. Mens formelle e-poster brukes til profesjonell og forretningsmessig kommunikasjon, er uformelle e-poster mer uformelle og brukes blant venner, familie og bekjente.
Formell e-postskriving
I formell e-post er tonen profesjonell og respektfull. Språket som brukes, er formelt og unngår slang og dagligdagse uttrykk. Strukturen følger et bestemt format, som nevnt ovenfor, med en tydelig emnelinje, en korrekt hilsen, en kortfattet innledning, en organisert brødtekst, en oppsummerende konklusjon, en profesjonell avslutning og en detaljert signatur.
Uformell e-postskriving
På den annen side tillater uformell e-post en mer avslappet og uformell tone. Språket er uformelt og kan inneholde slang eller uformelle uttrykk. Strukturen er mer fleksibel og inneholder kanskje ikke alle de formelle komponentene. Uformelle e-poster har ofte et mer personlig preg og kan begynne med en enkel hilsen som "hei" eller "hei" i stedet for en formell hilsen.
Hva er det maksimale antallet tegn per linje i en e-post?
E-poster bør ikke inneholde mer enn 70 tegn totalt, og 60 tegn er den optimale lengden på en linje. Dette skyldes at e-poster vises på en rekke ulike enheter og skjermstørrelser, noe som gjør at en smalere bredde er å foretrekke av hensyn til lesbarheten.
Ved å holde e-postlinjene på maks. 60-70 tegn sikrer du at innholdet i e-posten vises på riktig måte uten behov for horisontal scrolling. Det gir også bedre lesbarhet på mobile enheter, som blir stadig mer populære for e-postbruk.
Hva er beste praksis for formatering av e-post?
For å skape profesjonelle og effektive e-poster er det lurt å følge noen retningslinjer for e-postformatering:
1. Bruk en tydelig og kortfattet emnelinje
Emnelinjen bør oppsummere innholdet i e-posten på en presis måte og gi mottakeren en idé om hva han eller hun kan forvente. Unngå å bruke vage eller generiske emnelinjer som lett kan bli oversett.
2. Hold orden i e-postteksten
Del opp e-posten i avsnitt eller kulepunkter for å gjøre den lettere å lese og forstå. Bruk riktige formateringsverktøy, for eksempel fet eller kursiv, for å fremheve viktig informasjon.
3. Bruk et profesjonelt språk
Når du skriver e-poster, er det viktig å bruke et profesjonelt og respektfullt språk. Unngå slang og uformelle uttrykk, og les korrektur på e-posten for grammatiske feil og stavefeil.
4. Passende lengde på e-posten
Selv om det er viktig å gi all nødvendig informasjon, er det også viktig å holde e-posten kortfattet og presis. Unngå å skrive lange, ordrike e-poster som kan overvelde mottakeren.
5. Les korrektur før du sender
Før du trykker på send-knappen, bør du ta deg tid til å korrekturlese e-posten for grammatiske feil og skrivefeil. En velskrevet og feilfri e-post viser at du har fokus på detaljer og er profesjonell.
6. Vær oppmerksom på tone og språk
E-post kan noen ganger oppfattes annerledes enn det som var meningen. Vær oppmerksom på tonen, og bruk passende språk og formuleringer for å sikre at budskapet ditt er tydelig og respektfullt.
7. Bruk en profesjonell e-postsignatur
Inkluder en profesjonell profesjonell e-postsignatur på slutten av e-posten. Den bør inneholde ditt fulle navn, stillingstittel, firmanavn og kontaktinformasjon som telefonnummer og e-postadresse. Dette øker troverdigheten og gjør det enklere for mottakeren å komme i kontakt med deg.
8. Bruk riktig formatering
Bruk en profesjonell skrifttype og skriftstørrelse i e-posten din. Hold deg til standard skrifttyper som Arial, Times New Roman eller Calibri, og bruk en skriftstørrelse på 10 eller 12. Unngå å bruke for sterke farger, fet eller kursiv stil eller fancy skrifttyper som kan få e-posten din til å se uprofesjonell ut.
9. Bruk passende hilsener og avslutninger
Begynn e-posten med en profesjonell hilsen, for eksempel "Kjære [mottakerens navn]" eller "Hallo [mottakerens navn]", og avslutt med en høflig avslutning, for eksempel "Med vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen". Dette setter tonen for en profesjonell og respektfull samtale.
10. Vær oppmerksom på e-postens layout
Sørg for at e-posten er visuelt tiltalende og lettlest. Bruk god avstand mellom avsnittene, og bruk gjerne kulepunkter eller nummererte lister for å gjøre teksten mer oversiktlig. Unngå å skrive lange tekstblokker som kan virke overveldende for mottakeren.
11. Bruk en verifisert e-postadresse eller bedriftsadresse
Bruk en verifisert e-postadresse eller en bedriftsadresse til å sende profesjonelle e-poster. Unngå å bruke personlige e-postadresser eller e-postadresser med uprofesjonelle brukernavn. En profesjonell e-postadresse gir kommunikasjonen din troverdighet og profesjonalitet.
Hva er forskjellen mellom HTML- og vanlig tekstformat i en e-post?
E-post i vanlig tekstformat
Vanlig tekstformat er den mest grunnleggende formen for for e-postkommunikasjon. Det består av ren, uformatert tekst uten styling eller visuelle elementer. Når du sender en e-post i vanlig tekstformat, sender du en enkel tekstmelding som kan leses av alle e-postklienter og enheter. Dette formatet er ideelt for å sende meldinger som ikke krever spesiell formatering eller visuelle forbedringer, for eksempel enkle tekstbaserte kunngjøringer, notater eller raske svar.
HTML-tekstformat for e-post
Du kan imidlertid legge til mange typer formatering og visuelle komponenter i e-posten din ved hjelp av HTML-formatet. Standardspråket som brukes til å lage nettsider, kalles HTML, eller HyperText Markup Language. Du kan inkludere formateringsfunksjoner som kulepunkter, nummererte lister, overskrifter, avsnitt, fet og kursiv tekst med HTML-formatering. Du kan også inkludere tabeller, videoer, hyperkoblinger og bilder i e-postene dine.. Dette formatet brukes ofte når du vil lage estetisk tiltalende og overbevisende e-poster, for eksempel nyhetsbrev, markedsføringskampanjer eller produktannonser.
10 eksempler på formelle og profesjonelle e-poster etter e-posttype
1. Takk på e-post:
Emne: Takk for møtet
Kjære [mottakerens navn],
Jeg vil gjerne uttrykke min takknemlighet for muligheten til å møte deg i dag. Det var en glede å diskutere [tema for møtet] og få verdifull innsikt fra din ekspertise. Jeg setter stor pris på tiden din og den verdifulle informasjonen du delte med meg.
Hvis det er behov for ytterligere tiltak eller oppfølging, må du ikke nøle med å ta kontakt med meg. Jeg ser frem til å samarbeide med deg i fremtiden.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
2. Følgebrev:
Emne: Søknad til [Stillingstittel]
Kjære rekrutteringsansvarlig,
Jeg skriver for å uttrykke min interesse for [stillingstittel] hos [firmanavn]. Med [antall års] erfaring innen [relevant fagområde] er jeg overbevist om at mine ferdigheter og kvalifikasjoner passer perfekt til kravene i denne stillingen.
I min tidligere stilling i [tidligere selskap] har jeg [nevne en relevant prestasjon eller et relevant ansvarsområde]. Denne erfaringen har utrustet meg med [nevne viktige ferdigheter eller egenskaper] som jeg tror vil bidra til [selskapets navn] suksess.
Vedlagt finner du CV-en min til gjennomsyn. Jeg vil gjerne diskutere hvordan min kompetanse og erfaring kan være til nytte for [Firmanavn]. Takk for at du har vurdert søknaden min. Jeg ser frem til å diskutere mine kvalifikasjoner nærmere med deg.
Med vennlig hilsen
[Ditt navn]
3. Møteforespørsel:
Emne: Forespørsel om et møte
Kjære [mottakerens navn],
Jeg håper du har det bra med denne e-posten. Jeg vil gjerne be om et møte med deg for å diskutere [tema for møtet]. Basert på mine undersøkelser og min forståelse av din ekspertise på dette området, tror jeg at et møte med deg vil være svært nyttig.
Jeg er tilgjengelig [oppgi spesifikk(e) dato(er) og klokkeslett] for møtet. Gi meg beskjed hvis noen av disse alternativene passer for deg. Hvis ikke, kan du foreslå en annen dato og et annet klokkeslett som passer for deg.
Jeg ser frem til et positivt svar og muligheten til å møte deg.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
4. Formelt anerkjennelsesbrev:
Emne: Takk for støtten
[Mottakerens navn],
Jeg skriver dette brevet for å uttrykke min dypeste takknemlighet for din støtte og hjelp under [spesifikt arrangement eller prosjekt]. Engasjementet, ekspertisen og engasjementet ditt var avgjørende for at prosjektet ble en suksess.
Jeg vil gjerne spesielt anerkjenne og rose [nevn spesifikke handlinger eller bidrag]. Dine eksepsjonelle ferdigheter og din profesjonalitet har hatt en betydelig innvirkning og har blitt lagt merke til av hele teamet.
Jeg er takknemlig for muligheten til å jobbe med en person av ditt kaliber og beundrer din evne til å levere eksepsjonelle resultater. Den positive holdningen din og viljen til å gjøre det lille ekstra har virkelig vært inspirerende.
Nok en gang, takk for deres uvurderlige bidrag. Jeg ser frem til muligheten for å samarbeide med deg i fremtiden.
Med oppriktig takknemlighet,
[Ditt navn]
5. Påminnelse via e-post:
Emne: Påminnelse: [Kommende arrangement/frist]
Kjære [mottakerens navn],
Jeg håper du har det bra med denne e-posten. Jeg ville sende en vennlig påminnelse om [kommende arrangement/frist] som nærmer seg med stormskritt.
Som diskutert tidligere, [oppgi detaljer om hendelsen eller fristen]. Det er viktig at vi holder oss på sporet og sørger for at alle nødvendige forberedelser er gjort før fristen.
Jeg ber deg vennligst gå gjennom de vedlagte dokumentene og fullføre eventuelle oppgaver eller leveranser innen [frist]. Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere hjelp, er du velkommen til å ta kontakt med meg.
Takk for oppmerksomheten din i denne saken. Din raske handling vil i stor grad bidra til at [arrangement/prosjekt] blir en suksess.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
6. Unnskyldningsbrev:
Emne: Beklager ulempene vi har forårsaket
[Mottakerens navn],
Jeg skriver dette brevet for å be om unnskyldning for ulempene [spesifikk hendelse] har forårsaket. Jeg forstår at denne situasjonen har forårsaket forstyrrelser og frustrasjon, og jeg tar fullt ansvar for forsømmelsen.
Jeg beklager på det sterkeste de ulempene eller negative konsekvensene dette problemet kan ha hatt for deg eller teamet ditt. Du skal vite at vi jobber aktivt for å rette opp situasjonen og forhindre at det skjer igjen i fremtiden.
Jeg kan forsikre deg om at vi tar denne saken svært alvorlig og har iverksatt tiltak for å finne årsaken. Vi gjennomfører en grundig undersøkelse for å finne ut hva som gikk galt, og vi har forpliktet oss til å gjøre de nødvendige forbedringene for å forhindre lignende hendelser.
Jeg forstår at handling sier mer enn ord, og jeg vil forsikre deg om at vi er opptatt av å gjenvinne tilliten din og yte den gode servicen du forventer av oss. Vi setter stor pris på at du gjør forretninger med oss, og setter pris på din tålmodighet og forståelse i denne perioden.
Hvis det er noe mer vi kan gjøre for å avhjelpe situasjonen eller hjelpe deg på noen måte, må du ikke nøle med å kontakte meg direkte. Jeg er her for å lytte til dine bekymringer og sørge for at de blir håndtert raskt og effektivt.
Jeg ber nok en gang om unnskyldning for de ulempene dette har medført. Vi jobber hardt for å løse dette problemet og ser frem til å kunne betjene deg bedre i fremtiden.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
7. Tilbakemelding via e-post:
Emne: Forespørsel om tilbakemelding på [produkt/tjeneste]
Kjære [kundens/oppdragsgiverens navn],
Jeg håper du har det bra med denne e-posten. Jeg skriver til deg for å be om en tilbakemelding på hvordan du opplevde vår [produkt/tjeneste]. Vi setter stor pris på din mening og tror at dine innspill vil hjelpe oss med å forbedre oss og gi kundene våre en enda bedre opplevelse.
Tilbakemeldingene dine er avgjørende for oss, siden de gjør oss i stand til å forstå hva vi gjør bra og hva vi kan forbedre. Vi streber hele tiden etter å overgå kundenes forventninger, og dine ærlige tilbakemeldinger vil hjelpe oss med å nå dette målet.
For å gjøre det enkelt for deg har jeg utarbeidet en kort spørreundersøkelse som det bare tar noen få minutter å fylle ut. Undersøkelsen består av [antall spørsmål] og dekker ulike aspekter ved din erfaring med vårt [produkt/tjeneste]. Svarene dine forblir anonyme og vil kun bli brukt til interne formål for å forbedre tilbudene våre.
Undersøkelsen er vedlagt denne e-posten. Jeg ber deg om å svare på den innen [frist], slik at vi kan få verdifull innsikt og iverksette tiltak basert på tilbakemeldingene dine.
Vi setter stor pris på din tid og dine tilbakemeldinger, og vi setter stor pris på din mening. Som et tegn på vår takknemlighet vil alle deltakere som fullfører undersøkelsen, bli med i trekningen av en sjanse til å vinne [incentiv] som takk for deltakelsen.
Hvis du har spørsmål eller støter på problemer mens du fyller ut undersøkelsen, er du velkommen til å kontakte meg direkte. Jeg er her for å hjelpe deg på alle måter og sørge for at du får en god opplevelse av undersøkelsen.
Nok en gang takk for at du fortsetter å støtte oss og tar deg tid til å gi oss tilbakemeldinger. Vi ser frem til å høre fra deg og bruke din innsikt til å forbedre vårt [produkt/tjeneste].
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
8. Postformat for sykemeldinger:
Emne: Forespørsel om sykemelding
Kjære [navn på arbeidsleder/leder],
Jeg håper du har det bra med denne e-posten. Jeg skriver for å informere deg om at jeg er syk og ikke kan komme på jobb de neste dagene. Jeg har vært hos en lege som har rådet meg til å ta litt fri for å komme meg.
Jeg ber om unnskyldning for de ulempene mitt fravær måtte medføre, og jeg vil sørge for at eventuelle oppgaver eller tidsfrister blir delegert eller fullført før jeg blir borte. Jeg har allerede informert lagkameratene mine, og de er klar over situasjonen.
Jeg vil gi deg alle nødvendige oppdateringer om min helse og tilgjengelighet under mitt fravær. Hvis det er noe som haster, er du velkommen til å kontakte meg via e-post eller telefon, så skal jeg gjøre mitt beste for å hjelpe deg.
Jeg forstår viktigheten av min rolle og mitt ansvar i teamet, og jeg forsikrer deg om at jeg vil komme raskt tilbake til arbeidet så snart som mulig. Jeg vil bestrebe meg på å minimere eventuelle forstyrrelser forårsaket av mitt fravær.
Vennligst gi meg beskjed hvis det er noen spesifikke prosedyrer eller dokumenter jeg må fylle ut i forbindelse med sykemeldingen. Jeg vil med glede oppfylle alle krav.
Takk for din forståelse og støtte i denne perioden. Jeg setter pris på omtanken og ser frem til å komme tilbake på jobb snart.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
9. Forespørsel om økning:
Emne: Anmodning om lønnsgjennomgang
Kjære [navn på arbeidsleder/leder],
Jeg håper du har det bra med denne e-posten. Jeg skriver for å diskutere muligheten for en lønnsgjennomgang for stillingen min i [Firmanavn].
I løpet av den siste [tidsperioden] har jeg konsekvent vist et høyt prestasjonsnivå og bidratt til selskapets vekst og suksess. Jeg har tatt på meg mer ansvar, konsekvent overgått målene og fått positive tilbakemeldinger fra både kunder og kolleger.
På bakgrunn av det jeg har bidratt med og de nåværende markedsforholdene, mener jeg at en lønnsvurdering er berettiget. Jeg har gjort omfattende undersøkelser av bransjestandarder og har funnet ut at min nåværende lønn ligger under gjennomsnittslønnen for lignende stillinger.
Jeg vil gjerne be om et møte med deg for å diskutere denne saken nærmere og legge frem dokumentasjon, for eksempel medarbeidersamtaler og lønnsdata fra bransjen. Jeg er overbevist om at mine prestasjoner og mitt engasjement for selskapet taler for en lønnsøkning.
Jeg er innforstått med at selskapet kan ha budsjettbegrensninger, og jeg er åpen for å diskutere alternative kompensasjonsmuligheter, for eksempel resultatbaserte bonuser eller tilleggsytelser. Mitt hovedmål er å sikre at lønnen min gjenspeiler verdien jeg tilfører organisasjonen.
Jeg setter stor pris på at dere tar dere tid og tar hensyn til min forespørsel. Jeg mener at en rettferdig og konkurransedyktig lønn ikke bare gjenspeiler mine ferdigheter og bidrag, men også er en investering i min fortsatte motivasjon og engasjement for selskapet.
Vennligst gi meg beskjed om når vi kan møtes for å diskutere denne saken. Jeg ser frem til å få muligheten til å presentere saken min og diskutere mulige løsninger.
Takk for oppmerksomheten i denne saken.
Med vennlig hilsen
[Ditt navn]
10. E-postadressen til kunden er oppdatert på prosjektet:
Emne: Prosjektoppdatering - [Prosjektnavn]
Kjære [kundens navn],
Jeg håper du har det bra med denne e-posten. Jeg ønsket å gi deg en oppdatering om fremdriften i prosjektet vårt, [Prosjektnavn], og informere deg om den siste utviklingen.
Først og fremst vil jeg gjerne takke for den støtten og det samarbeidet vi har hatt med dere gjennom hele prosjektet. Dine innspill og tilbakemeldinger har vært avgjørende for at vi har kunnet levere en løsning som oppfyller dine spesifikke krav.
Per i dag har vi fullført [milepæl/fase] i prosjektet. Denne milepælen omfattet [kort beskrivelse av utførte oppgaver]. Vi er glade for å kunne informere deg om at alle leveransene er gjennomført innenfor den avtalte tids- og budsjettrammen.
Fremover vil teamet vårt fokusere på [neste milepæl/fase]. Denne fasen vil omfatte [kort beskrivelse av kommende oppgaver]. Vi har nøye planlagt tidslinjen og tildelt ressurser for å sikre en smidig og effektiv gjennomføring.
Gjennom hele prosjektet har vi fulgt nøye med på viktige resultatindikatorer for å sikre at vi er i rute og når alle prosjektmålene. Teamet vårt har fulgt nøye med på fremdriften og tatt tak i eventuelle utfordringer som har oppstått.
Vi forstår viktigheten av effektiv kommunikasjon og åpenhet, og vi forplikter oss til å gi deg regelmessige oppdateringer. Vi vil fortsette å holde deg informert om alle viktige utviklinger og fremskritt.
Ikke nøl med å ta kontakt med oss hvis du har spørsmål, bekymringer eller ytterligere krav. Vi setter pris på tilbakemeldingene dine og ønsker å sikre at vi oppfyller forventningene dine.
Vi takker nok en gang for samarbeidet og tilliten dere har vist teamet vårt. Vi er sikre på at vi kommer til å fullføre prosjektet og levere de ønskede resultatene.
Jeg ser frem til neste milepæl og til å gi deg en ny oppdatering snart. Hvis du har spørsmål eller trenger mer informasjon i mellomtiden, er du velkommen til å kontakte meg.
Takk for oppmerksomheten i denne saken.
Med vennlig hilsen
[Ditt navn]
Bør jeg følge det vanlige e-postformatet for forretningsbrev?
Ja, det anbefales å følge det vanlige e-postformatet for forretningsbrev for å skape profesjonelle og effektive e-poster. Det vanlige e-postformatet består vanligvis av emnelinje, hilsen, brødtekst, avslutning og signatur. Dette formatet bidrar til å strukturere e-posten og gjør den enkel å lese og forstå for mottakeren. Det viser også at du har tatt deg tid til å formatere e-posten riktig, noe som bidrar til å gjøre den mer profesjonell. Ved å følge det vanlige e-postformatet kan du sørge for at e-posten din er tydelig, kortfattet og profesjonell, noe som gjør et positivt inntrykk på mottakerne.
Konklusjon
For å oppsummere er det viktig å formatere e-postene dine på en profesjonell måte for å skape et positivt inntrykk og effektiv kommunikasjon. Ved å følge tipsene i dette blogginnlegget kan du sørge for at e-postene dine er tydelige, konsise og visuelt tiltalende. Husk å ta hensyn til emnelinjen, hilsenen, brødteksten, avslutningen og signaturen. Bruk riktig formatering, passende hilsener og avslutninger, og bruk en bekreftet e-postadresse eller bedriftsadresse. Ved å følge disse rådene kan du lage profesjonelle e-poster som gjenspeiler din ekspertise og profesjonalitet.
Avsluttende tanker
Gi uttrykk for din unike identitet med Artlogo. Vi mestrer kunsten å skape personlige, håndskrevne signaturer. håndskrevne signaturerlogoer, visittkort og mye mer. Enten du er eiendomsmegler, lege, administrerende direktør, frilanser eller en del av en bedrift, kan du la Artlogo gi hver signatur et personlig preg.
Kilder
Del til: